Política protección de datos
Por Soft Service S.C.C.
POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DEL SISTEMA DE RECURSOS HUMANOS DATA LIFE®
Esta Política de Protección de Datos Personales establece los términos en que se trata, usa y protege la información que es proporcionada por los CLIENTES al momento de la asistencia, soporte, mantenimiento y actualización del SISTEMA DE RECURSOS HUMANOS DATA LIFE® en el servidor del CLIENTE.
SOFT SERVICE PLUS S.C.C. está comprometida con la seguridad de los datos personales de sus clientes, usuarios y de los trabajadores de sus CLIENTES. Cuando pedimos llenar los campos de información de datos de los trabajadores o entregar la base de datos con datos personales de los trabajadores, lo hacemos asegurando que sólo se empleará y tratará de acuerdo con los términos de esta política documento y de acuerdo con la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales del Ecuador. Sin embargo, esta Política de Protección de Datos Personales puede cambiar con el tiempo o ser actualizada por lo que le recomendamos y enfatizamos revisar continuamente nuestra página web para asegurarse que está de acuerdo con dichos cambios
SOFT SERVICE PLUS S.C.C. desea poner en conocimiento de sus CLIENTES de una forma transparente las Políticas de Protección de Datos Personales llevadas a cabo respecto al tratamiento y protección de los datos de carácter personal de los trabajadores de CLIENTES al utilizar el SISTEMA DE RECURSOS HUMANOS DATA LIFE® o acceder a cualquiera de los contenidos, productos o servicios de la mencionada plataforma tecnológica que impliquen la comunicación de datos personales al SISTEMA DE RECURSOS HUMANOS DATA LIFE®.
DEFINICIONES:
No proceden los derechos de rectificación, actualización, eliminación, oposición, anulación y portabilidad, en los siguientes casos:
- SISTEMA DE RECURSOS HUMANOS DATA LIFE®: Es un sistema informático dedicado a la administración del talento humano y al procesamiento de nómina. En adelante y para efectos del presente instrumento se lo podrá denominar simplemente como el “SISTEMA”
- LICENCIA del SISTEMA: significa la concesión de la LICENCIA de uso del SISTEMA otorgada por SOFT SERVICE PLUS S.C.C. al CLIENTE.
- PLAZO DE ASISTENCIA, SOPORTE, MANTENIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN DEL SISTEMA: se refiere al período de tiempo acordado entre las partes para la prestación de los servicios técnicos especializados de asistencia, soporte, mantenimiento y actualización del SISTEMA.
- CLIENTE: PARTE LICENCIATARIA a quien se le he concedido la LICENCIA de uso del SISTEMA y quien ha contratado los servicios técnicos especializados de asistencia, soporte, mantenimiento y actualización del SISTEMA.
- TRABAJADORES DEL CLIENTE: significa los obreros o empleados del CLIENTE titulares de los datos personales a los que se podría acceder o que podrían ser tratados.
- PROGRAMAS DE SOFT SERVICE PLUS S.C.C.: se refiere a los productos de software de propiedad o licenciados por SOFT SERVICE PLUS S.C.C. a los que le proporcione acceso como parte de los LICENCIA del SISTEMA.
- CONTRATO: Contrato de prestación de servicios técnicos especializados de asistencia, soporte, mantenimiento y actualización del SISTEMA suscrito entre el CLIENTE y SOFT SERVICE PLUS S.C.C.
- USUARIOS: significa los trabajadores, empleados, contratistas y usuarios finales, según corresponda, autorizados por el CLIENTE o en su nombre para utilizar el SISTEMA.
- Su Contenido: significa todos los textos, archivos, imágenes, gráficos, ilustraciones, información, datos (incluidos los Datos Personales), audio, video, fotografías y otros contenidos y materiales, en cualquier formato, proporcionados por el CLIENTE o sus USUARIOS.
- “Usted” y “Su”: se refiere al CLIENTE, persona física o jurídica que ha suscrito el CONTRATO de prestación de servicios técnicos especializados de asistencia, soporte, mantenimiento y actualización del SISTEMA.
- Canales de comunicación de soporte y asistencia técnica: Son los medios oficiales disponibles, por el cual el CLIENTE podrá hacer las diferentes solicitudes de soporte y asistencia técnica. Este igualmente le permitirá gestionar y estar en contacto directo con todos los involucrados en la atención de cada una de las solicitudes de servicios solicitadas.
- Dato personal: Dato que identifica o hace identificable a una persona natural, directa o indirectamente.
- Datos personales crediticios: Datos que integran el comportamiento económico de personas naturales, para analizar su capacidad financiera.
- Datos relativos a la salud: datos personales relativos a la salud física o mental de una persona, incluida la prestación de servicios de atención sanitaria, que revelen información sobre su estado de salud.
- Encargado del tratamiento de datos personales: Persona que a nombre y por cuenta de un responsable de tratamiento de datos personales. SOFT SERVICE PLUS S.C.C.
- Responsable de tratamiento de datos personales: Persona natural o jurídica, pública o privada, que solo o conjuntamente con otros decide sobre la finalidad y el tratamiento de datos personales. El CLIENTE.
- Titular: Persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento. Normalmente los TRABAJADORES DEL CLIENTE.
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales, ya sea por procedimientos técnicos de carácter automatizado, parcialmente automatizado o no automatizado, tales como: la recogida, recopilación, obtención, registro, organización, estructuración, conservación, custodia, adaptación, modificación, eliminación, indexación, extracción, consulta, elaboración, utilización, posesión, aprovechamiento, distribución, cesión, comunicación o transferencia, o cualquier otra forma de habilitación de acceso, cotejo, interconexión, limitación, supresión, destrucción y, en general, cualquier uso de datos personales.
- Datos sensibles: Para efectos de este instrumento solamente serán datos relativos a: identidad de género, pasado judicial, condición migratoria, salud, en caso de haberlos.
- LEY: Ley Orgánica de Protección de Datos Personales publicada en el Quinto Suplemento del Registro Oficial No.459, del 26 de mayo 2021.
- ENTORNO INFORMÁTICO: se refiere a la combinación de servidor, componentes de hardware y software pertenecientes, licenciados o administrados por el CLIENTE y sus USUARIOS, dentro del cual se halla la LICENCIA del SISTEMA. Según corresponda, los Programas de SOFT SERVICE PLUS S.C.C., el Contenido de Terceros, Su Contenido y el SISTEMA contratado, se alojan en el ENTORNO INFORMÁTICO.
- Actualización del SISTEMA: Se refiere al ajuste o mejora que sufrirá el SISTEMA como consecuencia de modificaciones o incorporaciones normativas tributarias o laborales solamente. No implica realizar mejoras o personalizaciones del SISTEMA a la medida o a la necesidad del CLIENTE.
- SOFT SERVICE PLUS S.C.C., para la asistencia, soporte, mantenimiento y actualización del SISTEMA, en calidad de encargado del tratamiento de consulta de datos personales, por cuenta del CLIENTE que es el responsable de tratamiento de datos personales, podría acceder a datos personales de los TRABAJADORES DEL CLIENTE, por lo cual, por medio del instrumento, el CLIENTE da el consentimiento para el tratamiento de los datos personales y sensibles de sus contratistas, trabajadores y empleados y a su vez garantiza a SOFT SERVICE PLUS S.C.C. que cuenta con el consentimiento, libre, específico, informado e inequívoco, de los titulares para el tratamiento de sus datos personales y sensibles. Por tanto, el tratamiento que realizará SOFT SERVICE PLUS S.C.C. será legítimo y lícito. El consentimiento podrá revocarse en cualquier momento sin que sea necesaria una justificación, para lo cual el responsable del tratamiento de datos personales es el responsable de establecer mecanismos que garanticen celeridad, eficiencia, eficacia y gratuidad, así como un procedimiento sencillo, similar al proceder con el cual recabó el consentimiento.
- SOFT SERVICE PLUS S.C.C. declara por medio del presente instrumento que el tratamiento de datos personales que realice será únicamente en cumplimiento del objeto del CONTRATO de prestación de servicios técnicos especializados de asistencia, soporte, mantenimiento y actualización del SISTEMA y, por tanto, para el cumplimiento de obligaciones contractuales.
- SOFT SERVICE PLUS S.C.C. implementará medidas de seguridad adecuadas y necesarias, entendiéndose por tales las aceptadas por el estado de la técnica, sean estas organizativas, técnicas o de cualquier otra índole, para proteger los datos personales, frente a cualquier riesgo, amenaza, vulnerabilidad, atendiendo a la naturaleza de los datos de carácter personal, al ámbito y el contexto.
- SOFT SERVICE PLUS S.C.C. implementará mecanismos para la protección de datos personales; es decir, el cumplimiento de los principios, derechos y obligaciones establecidos en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales del Ecuador, para lo cual, además de lo establecido en la normativa aplicable, podrá valerse de estándares, mejores prácticas, esquemas de auto y co-regulación, códigos de protección, sistemas de certificación, sellos de protección de datos personales o cualquier otro mecanismo que se determine adecuado a los fines, la naturaleza del dato personal o el riesgo del tratamiento.
- SOFT SERVICE PLUS S.C.C. respeta los derechos de información, acceso, rectificación y actualización, eliminación, oposición, anulación, suspensión y portabilidad de los titulares de los datos personales conforme la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales del Ecuador, salvo cuando los datos son necesarios para el cumplimiento de las obligaciones legales o contractual Para ejercer dichos derechos bastará una solicitud gratuita y simple por mail del titular de los datos personales dirigidos al responsable del tratamiento de datos personales y este a su vez trasladará dicha solicitud al encargado del tratamiento de datos personales como requerimiento de soporte en caso no lo pueda realizar en forma normal desde las opciones disponibles en el SISTEMA.
- Durante la asistencia, soporte, mantenimiento y actualización del SISTEMA licenciado, SOFT SERVICE PLUS S.C.C., en calidad de encargado del tratamiento de los datos personales, cumplirá con la presente Política de Protección de Datos Personales, la cual cumple lo estipulado en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales del Ecuador. Esta Política de Protección de Datos Personales está sujeta a modificaciones a discreción de SOFT SERVICE PLUS S.C.C.; sin embargo, las modificaciones de SOFT SERVICE PLUS S.C.C. a dicha política no tendrán como consecuencia una reducción significativa del nivel de protección brindado a los Datos Personales proporcionados como parte de Su Contenido durante el PLAZO DE ASISTENCIA, SOPORTE, MANTENIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN DEL SISTEMA.
- SOFT SERVICE PLUS S.C.C. dará asistencia, soporte y mantenimiento del SISTEMA y sólo por esa razón podría acceder a los datos personales de los TRABAJADORES del CLIENTE, pero, siempre actuará de conformidad con las instrucciones del CLIENTE respecto del tratamiento de los Datos Personales de los TRABAJADORES DEL CLIENTE que residan en el ENTORNO INFORMÁTICO. El CLIENTE, como responsable del tratamiento de datos personales, se obliga a obtener los consentimientos relacionados con el uso que se haga de los datos personales de los TRABAJADORES DEL CLIENTE por parte de SOFT SERVICE PLUS S.C.C., incluidos aquellos relacionados con la recopilación, el uso, el procesamiento, la transferencia y la divulgación de Datos Personales, aunque SOFT SERVICE PLUS S.C.C. no realiza este tipo de tratamiento, sino simplemente el de consulta y solo cuando ha sido solicitado por el CLIENTE para la prestación de los servicios de soporte y mantenimiento.
- El SISTEMA DE RECURSOS HUMANOS DATA LIFE® y sus aplicaciones recogen, utilizan y comparten información de identificación personal e información de identificación no personal. El CLIENTE aceptará que al utilizar el SISTEMA DE RECURSOS HUMANOS DATA LIFE® y sus aplicaciones está de acuerdo con la recopilación de dicha información, y que sus datos y los de sus TRABAJADORES, de carácter personal sean recogidos, usados, transferidos y procesados exclusivamente para el cumplimiento del objeto del CONTRATO con el CLIENTE respecto de la prestación de servicios técnicos especializados de asistencia, soporte, mantenimiento y actualización del SISTEMA.
- Toda la información sobre los TRABAJADORES del CLIENTE que éste proporcione a SOFT SERVICE PLUS S.C.C. se considera datos personales conforme a la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales del Ecuador, por lo que el CLIENTE garantiza que tiene el consentimiento previo, expreso e informado de sus TRABAJADORES, para que sus datos personales sean tratados por SOFT SERVICE PLUS S.C.C. En virtud de la presente autorización que otorga el CLIENTE a SOFT SERVICE PLUS S.C.C., éste garantiza que tiene el consentimiento pleno de sus TRABAJADORES para utilizar sus datos personales para fines de la ejecución de los contratos que tienen suscrito con ellos, facultándolo a transferir dicha información. A su vez el CLIENTE acepta y declara que SOFT SERVICE PLUS S.C.C. accede y trata los datos personales de los TRABAJADORES DEL CLIENTE, en carácter de consulta, única y exclusivamente para la asistencia, soporte, mantenimiento y actualización del SISTEMA DE RECURSOS HUMANOS DATA LIFE® y por tanto en cumplimiento al CONTRATO de prestación de servicios técnicos especializados de asistencia, soporte, mantenimiento y actualización del SISTEMA suscrito entre las partes. La presente autorización se sujeta al PLAZO DE ASISTENCIA, SOPORTE, MANTENIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN DEL SISTEMA.
- SOFT SERVICE PLUS S.C.C. podrá hacer públicos la información residente en sus bases de datos, a cualquier autoridad pública, en el único caso de disponerla bajo autorización del CLIENTE, a fin de: (i) cumplir con cualquier orden o requerimiento de autoridad pública competente, administrativa o judicial;(ii) hacer cumplir los términos de prestación del servicio. Para lo cual, previo entregar a la autoridad competente se informará por mail al CLIENTE o a su delegado sobre el requerimiento de autoridad pública competente, administrativa o judicial.
- El CLIENTE podrá solicitar de manera expresa que sus datos o los de los TRABAJADORES DEL CLIENTE sean borrados de las bases de datos utilizadas por SOFT SERVICE PLUS S.C.C. para la asistencia, soporte, mantenimiento y actualización del SISTEMA, una vez que su autorización expire o sea cancelada. El CLIENTE entregará a SOFT SERVICE PLUS S.C.C. los datos solicitados en la inscripción como sus direcciones de correo electrónico, las direcciones de sus oficinas, comprometiéndose a informar a ésta de cualquier cambio sobre tal información. Adicionalmente y de manera expresa, declara que acepta como válida cualquier notificación que SOFT SERVICE PLUS S.C.C. pudiera remitir por correo electrónico o correo regular a la dirección que hubiera proporcionado.
- SOFT SERVICE PLUS S.C.C. mantiene sus plataformas protegidas, para lo cual utiliza la tecnología adecuada para realizar la asistencia, soporte, mantenimiento y actualización de la LICENCIA del SISTEMA, no obstante, pese a que SOFT SERVICE PLUS S.C.C. hará su mejor esfuerzo por mantener la seguridad en su infraestructura, el CLIENTE acepta la contingencia de que cualquier correspondencia electrónica cursada con SOFT SERVICE PLUS S.C.C. pueda ser capturada y/o interceptada de cualquier forma por parte de terceros, cuando la misma viaje entre ellos, sea a través de Internet, o a través de medios y redes de telecomunicaciones, teléfonos o por cualquier otro medio electrónico, por lo que el CLIENTE deslinda de toda responsabilidad a SOFT SERVICE PLUS S.C.C., porque ésta no tiene absoluto control sobre ello ni puede prevenir todos los riesgos.
- SOFT SERVICE PLUS S.C.C. garantiza la confidencialidad y una seguridad adecuada de los datos personales, incluida la protección contra, el tratamiento no autorizado o ilícito y contra su pérdida, destrucción o daño accidental, mediante la aplicación de medidas apropiadas, por ejemplo, doble autentificación. Esta obligación es complementaria del secreto profesional de conformidad con cada caso.
- No se considera transferencia o comunicación en el caso de que SOFT SERVICE PLUS S.C.C. (encargado) acceda a datos personales para la asistencia, soporte, mantenimiento y actualización del SISTEMA instalado en el CLIENTE (responsable del tratamiento de datos personales). SOFT SERVICE PLUS S.C.C. accede legítimamente a datos personales en estas consideraciones y será considerado encargado del tratamiento. El tratamiento de datos personales realizado por SOFT SERVICE PLUS S.C.C. está regulado por esta política de protección de datos personales, en el que se establece de manera clara y precisa que SOFT SERVICE PLUS S.C.C. tratará únicamente los datos personales y sensibles conforme las instrucciones del CLIENTE (responsable) y que no los utilizará para finalidades diferentes a las señaladas en el CONTRATO con el CLIENTE, ni que los transferirá o comunicará ni siquiera para su conservación a otras personas. Una vez que se haya cumplido la prestación contractual con el CLIENTE, los datos personales deberán ser destruidos o devueltos al CLIENTE (responsable) del tratamiento de datos personales bajo la supervisión de la autoridad competente.
- SOFT SERVICE PLUS S.C.C., se sujeta al principio de seguridad de datos personales, para ello implementará un proceso de verificación, evaluación y valoración continua y permanente de la eficiencia, eficacia y efectividad de las medidas de carácter técnico, organizativo y de cualquier otra índole, implementadas con el objeto de garantizar y mejorar la seguridad del tratamiento de datos personales. Entre otras medidas, se podrán incluir las siguientes:
- Medidas de anonimización, seudonomización o cifrado de datos personales;
- Medidas dirigidas a mantener la confidencialidad, integridad y disponibilidad permanentes de los sistemas y servicios del tratamiento de datos personales y el acceso a los datos personales, de forma rápida en caso de incidentes; y
- Medidas dirigidas a mejorar la resiliencia técnica, física, administrativa, y jurídica.
- SOFT SERVICE PLUS S.C.C. se somete a las obligaciones constantes en el artículo 47 de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales del Ecuador en lo que le corresponda como encargado de tratamiento de datos personales, tomando en cuenta que en la prestación del servicio de soporte y mantenimiento, solo consulta datos personales y solo si es que el CLIENTE lo solicita para la prestación de sus servicios, se aclara que SOFT SERVICE PLUS S.C.C. no recoge, recopila, obtiene, registra, organiza, estructura, conserva, custodia, adapta, modifica, elimina, indexa, extrae, elabora, utiliza, no se posesiona, aprovecha, distribuye, cede, comunica o transfiere, no habilita el acceso, coteja, interconecta, limita, suprime, ni destruye.
- Dato personal:
- Nombres y apellidos
- Cédula de ciudadanía, identidad, RUC o pasaporte
- Correo electrónico
- Domicilio
- Cargas familiares
- Datos personales crediticios:
- Número y tipo de cuenta bancaria y banco en el que la tiene
- Datos sensibles
- Salud o Discapacidad
- Datos biométricos
| Derecho | Contenido |
| Información | Los titulares son informados por medio de la presente Política: los fines del tratamiento; la base legal para el tratamiento; los tipos de tratamiento; el tiempo de conservación. Cualquier otra información a la que usted tenga derecho sobre sus datos personales usted podrá consultar sin ningún inconveniente al CLIENTE. |
| Acceso | A través del CLIENTE podrá consultar gratuitamente sus datos personales incluidos en el tratamiento del SISTEMA DE RECURSOS HUMANOS DATA LIFE® |
| Rectificación y Actualización | Podrá modificar sus datos personales cuando sean inexactos o incompletos o actualizarlos en caso de que cambien. |
| Eliminación | Podrá solicitar al CLIENTE la eliminación de sus datos personales, cuando: 1) El tratamiento no cumpla con los principios establecidos en la LEY; 2) El tratamiento no sea necesario o pertinente para el cumplimiento de la finalidad; 3) Los datos personales hayan cumplido con la finalidad para la cual fueron recogidos o tratados; 4) Haya vencido el plazo de conservación de los datos personales; 5) El tratamiento afecte derechos fundamentales o libertades individuales; 6) Revoque el consentimiento prestado o señale no haberlo otorgado para uno o varios fines específicos, sin necesidad de que medie justificación alguna; o, 7) Exista obligación legal. |
| Oposición | Podrá solicitar al CLIENTE que no se traten sus datos personales, cuando: 1) No se afecten derechos y libertades fundamentales de terceros, la ley se lo permita y no se trate de información pública, de interés público o cuyo tratamiento está ordenado por la ley. 2) El tratamiento de datos personales tenga por objeto la mercadotecnia directa; el interesado tendrá derecho a oponerse en todo momento al tratamiento de los datos personales que le conciernan, incluida la elaboración de perfiles; en cuyo caso los datos personales dejarán de ser tratados para dichos fines. 3) Cuando no sea necesario su consentimiento para el tratamiento como consecuencia de la concurrencia de un interés legítimo, y se justifique en una situación concreta personal del titular, siempre que una ley no disponga lo contrario. |
| Limitación del tratamiento | Podrá solicitar al CLIENTE la limitación al tratamiento de sus datos en los siguientes casos: – Mientras se comprueba la impugnación de la exactitud de sus datos. – Cuando el tratamiento es ilícito, pero se oponga a la supresión de sus datos. – Cuando el SISTEMA DE RECURSOS HUMANOS DATA LIFE® no necesite tratar sus datos, pero usted los necesite para el ejercicio o la defensa de reclamaciones. |
| Portabilidad | Podrá recibir, en formato electrónico, los datos personales que nos hayan facilitado y aquellos que se han obtenido de su relación contractual, así como a transmitirlos a otra entidad. |
- Si el solicitante no es el titular de los datos personales o su representante legal no se encuentre debidamente acreditado;
- Cuando los datos son necesarios para el cumplimiento de una obligación legal o contractual;
- Cuando los datos son necesarios para el cumplimiento de una orden judicial, resolución o mandato motivado de autoridad pública competente;
- Cuando los datos son necesarios para la formulación, ejercicio o defensa de reclamos o recursos;
- Cuando se pueda causar perjuicios a derechos o afectación a intereses legítimos de terceros y ello sea acreditado por el responsable de la base de datos al momento de dar respuesta al titular a su solicitud de ejercicio del derecho respectivo;
- Cuando se pueda obstaculizar actuaciones judiciales o administrativas en curso, debidamente notificadas;
- Cuando los datos son necesarios para ejercer el derecho a la libertad de expresión y opinión;
- Cuando los datos son necesarios para proteger el interés vital del interesado o de otra persona natural;
- En los casos en los que medie el interés público, sujeto al cumplimiento de los estándares internacionales de derechos humanos aplicables a la materia, al cumplimiento de los principios de esta ley y a los criterios de legalidad, proporcionalidad y necesidad;
- En el tratamiento de datos personales que sean necesarios para el archivo de información que constituya patrimonio del Estado, investigación científica, histórica o estadística.
- Medidas de anonimización, seudonomización o cifrado de datos personales;
- Medidas dirigidas a mantener la confidencialidad, integridad y disponibilidad permanentes de los sistemas y servicios del tratamiento de datos personales y el acceso a los datos personales, de forma rápida en caso de incidentes; y
- Por ejemplo, medidas para el control de acceso al SISTEMA
- Medidas para el control de acceso a sitios generales y específicas de los sistemas de tratamiento de datos.
- Separación del tratamiento para diferentes finalidades
- Medidas para la aplicación de pseudónimos (si procede)
- Medidas para el control de ingreso